Aika on ihmisen ainut todellinen  asset

”Aika on ihmisen tärkein voimavara ” – näin on sanonut myös IKEAN perustja Ingvar S Kamprad. Käytä siis  aikasi ja elämäsi huolella.  Kaikki muu on elämässä ihmisen luomaa toimintaa, vuorovaikutusta ja peliä. Viimekädessä siis  ainut arvokas varallisuus  on jokaiselle oma  elämä ja aika. Miten sen käytämme?

Työelämän ajan käytön tutkimukset kertovat että 70% suomalaisista ei suunnittele työtään kunnolla.  Samanaikaisesti ilmoitamme, että käytämme sähköpostin lukemiseen keskim 3 tuntia päivässä. Sähköposteja  suomalainen saa   päivässä keskimäärin 112. (Lähde: Sampo Sammalisto työtä viisaammin).

Miten hallita työelämän keskeytyksiä ja pitää keskittyminen kurissa lukuisten vireillä olevien asioiden kanssa? Tuoreiden aivotutkimusten  valossa hajatarkkaavainen työskentely vähentää tuottavuutta ja tekee myös  aivotutkijoiden havaitsemia jälkiä aivoihin – heikentäen niiden toimintakykyä.

Emme kuitenkaan voi syyttä kaikesta ympäristöä, sillä tutkijat ovat myös todenneet, että  tietopainotteista työtä tekevä ihminen  vilkaisee työpäivänsä aikana  jopa 50-100  kertaa  sähköpostia ja kännykkää vilkaisemme  peräti 150 kertaa päivässä. Tähän vielä  vaikkapa facebookin päivitysten katselu lisättynä – luku moninkertaistuu. Tämä siis kaikki itse aiheutettua. ( AJ Wihuri: Mindfulness työssä)

Miten tämä näkyy päivittäisessä työssä? Keskeytukset (=cognitive switching penalty – kuten tutkijat tätä nimittävät)  aiheuttaa  keskimäärin 2-3 tunnin ajanhukan tietotyöläisen päivään.

Jokainen keskeytys vaatii 15-20 minuuttia, jotta  saavutamme saman keskittyneisyyden tilan kuin ennen keskeytystä.   Työelämässä pystymme nykyisin keskimäärin 11 minuutin keskeytymättömään työhön.

Mitä sitten avuksi? Muutamia yksinkertaisia tekniikoita oman arkesi avussa alla:

Mindfulness on tietoista tässä hetkessä olemista ja parhaimmillaan luo edellytykset edistyneelle ajankäytölle. Päivän  ja viikon päätteeksi käytä 15 minuuttia listaten seuraavan päivän/viikon kolme keskeisintä tehtävää ja pidä huoli, että niille on kalenterissa varattuna aikaa. Näin  perjantaisin toimimalla  saat itsellesi  työasiavapaan viikonlopun. Kaikki keskeinen on kirjattuna ja kalenterissa – ja voit hyvillä mielin rentoutua   perheesi kanssa.

Älä koskaan aloita työpäivää sähköpostia katsomalla. Työpäivän 20 ensimmäistä sekuntia ratkaisevat mitä teet seuraavan kahden tunnin aikana.  Siksi siis aloita niistä kolmesta keskeisestä asiasta tärkeimmästä.  Älä  myöskään kurkista sähköpostia ennen nukkumaanmenoa, sillä yksikin viesti voi viedä sinulta yöunen.

Jos olet aamuihminen, tee haasteellisimmat asiat heti aamusta -  näin hyödynnät elimistösi luontaisen parhaan toiminta-ajan juuri tärkeimpiin asioihin.  

Vältä avokonttoria mikäli työskentelysi vaatii keskittymistä – työskentele tuolloin keskittymistä vaativassa tilassa. Neuvottelutila tai vaikkapa etäpäivä on tuolloin hyvä ratkaisu. Tila työn mukaan periaate auttaa.

 Jokaisella meistä on aika ajoin hankaluuksia keskittyä ja pitää ajatukset fokuksessa. Opettele pomodoro-tekniikka. Hanki munakello, kierrä se 25 minuutin päästä soimaan,  tee työtäsi tietäen, että keskityt nyt vain siihen 25 min, jonka jälkeen pidät  5 min tauon.  Ole itsellesi rehellinen, tee vain valitsemaasi tehtävää   kellon merkkiääneen asti.  Näin pääset ensimmäiseen pomodoro-hetkeen kiinni, toinen sujuu jo  helpommalla.

Jokainen on  itse vastuussa omasta hyvinvoinnistaan -  kokeile ja toimi. Ajatukset siirtyvät teoiksi vain tekemällä.  Onnistumisen tunne antaa voimaa kokeilla uudestaan.